Proyecto Management'eur

El otro día asistí a una presentación sobre gestión del tiempo que ofrece la oficina de Houston del Project Management Institute. Esta fue una visión general la discusión sobre cómo manejar su tiempo teniendo en cuenta todos los aspectos de su vida desde una perspectiva única e interesante. Lo que me sorprendió fue que había varios de los asistentes que fueron notablemente más estresada y angustiada, buscando respuestas a estas dos preguntas:

1. ¿Cómo puedo obtener todos estos monos extra de mi espalda? A pesar de que ya estoy sobrecargado de trabajo, mi jefe sigue de dar el relevo más para mí.
2. ¿Cómo puedo gestionar la multitud de mensajes de correo electrónico que mantienen aparece en mi en la casilla en el volumen cada vez mayor?

El presentador reconoció que estos son problemas comunes en la América corporativa y ofreció algunos consejos para cada uno.

Para el primer problema, el ponente propuso elaborar la documentación de todos los proyectos que actualmente están trabajando y buscando una reunión con el jefe de hablar de ellos. Durante la reunión, presentar esta documentación en una manera positiva para que el jefe puede ver la realidad de lo que se espera de usted y en qué plazos. Luego, el jefe puede dar prioridad a la lista y / o descarga de algunos de los trabajos a otra persona. Las expectativas del jefe de ustedes se vuelven más realistas y su nivel de estrés disminuye.

Para el segundo problema, el ponente propuso que se debe controlar cómo las personas se comunican con usted. A modo de ejemplo, señaló que él sólo da su número de teléfono celular a su familia y amigos cercanos. Pero en el ambiente de trabajo, todo el mundo tiene su dirección de correo electrónico. Entonces, ¿cómo se controla la comunicación con usted en el trabajo?

Gestión de Proyectos para el mundo real , una aplicación de gestión de proyectos en línea, puede ayudar con ambos problemas.

Para el primer problema, los datos del proyecto pueden agruparse en una impresora de amplio informe de amistad con unos pocos clics e impresos para su reunión. Mejor aún, usted puede configurar su jefe como un usuario propietario del proyecto, le brinden la posibilidad de ver todos los aspectos de todos sus proyectos en línea en cualquier momento. Con esta capacidad de forma rápida referencia el detalle de todos sus proyectos, el jefe puede planificar mejor la manera de priorizar y añadir otros nuevos y evitar que los monos extra en su problema de espalda, para empezar. Para una organización grande, donde los proyectos de los diferentes departamentos deben ser seguidos, y la cuenta se puede configurar para cada departamento. El directivo que debe realizar el seguimiento del trabajo de todos estos servicios se pueden dar los permisos adecuados en la cuenta de cada departamento para que un general Habida cuenta de los proyectos en una empresa. Estos datos se presenta en una vista jerárquica de manera que el gerente puede fácilmente navegar por las distintas puntos de especial interés en cualquier momento.

Para el segundo problema, necesita una manera de controlar cómo las personas en su organización se comunique con usted. Grandes volúmenes de correo electrónico puede ser causado por los despidos de las solicitudes y respuestas de información. Esta redundancia se puede causar al no incluir a todos los que tiene la necesidad de participar en una copia de la lista, por la dificultad de organizar los mensajes por tema o hilo, al no comunicar de manera eficaz, o bien en sus correos electrónicos, y por individuos perder correos electrónicos importantes. Para llevar a cabo un cierto control sobre ello, utilice el área de discusión del proyecto de Gestión de Proyectos para el mundo real de acoger sus discusiones, organizándolos por proyecto y por tarea. Insista en que este es el lugar para estas discusiones. Establecer las directrices para que la base de conocimiento desarrollada por la participación de un debate más útil, por ejemplo:

• Lee a tus necesidades tarea a fondo primero.
• Buscar en los puestos de la discusión del proyecto para ver si algunas de sus preguntas ya han sido tratados.
• Sea a fondo acerca de la inclusión a todas sus preguntas restantes hasta la fecha en su puesto. No publiques un revestimiento cuando sea posible para reducir el número de entradas individuales por lo que es más fácil para el equipo para encontrar lo que busca.
• En respuesta a las preguntas, la dirección a todas las preguntas, incluso si tiene que decir que no puede responder a algunas ahora y se publicará la respuesta cuando sea posible. No puedo comenzar a contar las veces que me han enviado un correo electrónico con una lista de preguntas y la respuesta no sólo frente a algunos de ellos, haciendo que me tiene que enviar un correo electrónico de seguimiento para todas las preguntas no respondidas en la primer correo electrónico.
• Si tu mensaje se aplica solamente a una o más tareas específicas y no al proyecto en un sentido general, unión de estas tareas a su cargo.

La combinación de un área de discusión centralizado accesible en cualquier momento por los miembros del equipo y el uso inteligente y reflexiva de los contenidos de su comunicación puede ir un largo camino para resolver la sobrecarga de comunicación en la gestión de proyectos. Es fácil para un gerente abrumado o el miembro del equipo, para ser tentado para disparar rápidamente de un correo electrónico que sólo presta atención a unos mínimos candente en particular. Pero tomar el tiempo extra para ser más reflexivo y profundo en los debates de su proyecto puede ahorrar mucho tiempo y la confusión en el largo plazo, ayudando a su proyectos que deben realizarse más rápida y eficaz con mucho menos estrés a todos los participantes.