Projet Management'eur

L'autre jour, j'ai assisté à une présentation sur la gestion du temps offert par la section locale de Houston du Project Management Institute. Ce fut un aperçu discuter de la façon de gérer votre temps à étudier tous les aspects de votre vie à partir d'une perspective unique et intéressante. Ce qui m'a frappé c'est qu'il y avait plusieurs participants qui ont été nettement soulignée et désemparé, cherchant des réponses à ces deux questions:

1. Comment je reçois tous ces singes supplémentaires sur mon dos? Même si je suis déjà surchargé de travail, mon patron continue à transférer les plus à moi.
2. Comment je gère la multitude d'e-mails qui empêchent s'affichent dans mon la case en volume sans cesse croissant?

Le présentateur a reconnu que ce sont des problèmes communs dans les entreprises américaines et a offert quelques conseils pour chacun.

Pour le premier problème, le présentateur a proposé de collecter la documentation de tous les projets travaillez-vous actuellement et solliciter une rencontre avec le patron pour en discuter. Lors de la réunion, présenter cette documentation dans un esprit positif afin que le patron peut voir la réalité de ce qui est attendu de vous et dans quel délai. Ensuite, le patron peut, soit donner la priorité dans la liste et / ou débarquer une partie du travail à quelqu'un d'autre. attentes du boss d'entre vous deviennent alors plus réaliste et plus votre niveau de stress diminue.

Pour le deuxième problème, le présentateur a suggéré que vous devez contrôler la façon dont les gens communiquent avec vous. A titre d'exemple, il a noté qu'il ne donne son numéro de portable à sa famille et des amis intimes. Mais dans le milieu de travail, tout le monde a votre adresse e-mail. Comment puis contrôlez-vous la communication avec vous au travail?

Gestion de projets pour le monde réel , une gestion de projet d'application en ligne, peuvent aider à ces deux problèmes.

Pour le premier problème, vos données de projet peuvent être regroupées dans une imprimante complète le rapport d'amitié avec quelques clics et imprimé pour votre réunion. Mieux encore, vous pouvez configurer votre patron en tant qu'utilisateur propriétaire du projet, lui donnant la possibilité de consulter tous les aspects de l'ensemble de vos projets en ligne à tout moment. Grâce à cette capacité à rapidement de référence le détail de tous vos projets, le patron peut mieux planifier la façon d'établir des priorités et en ajouter de nouvelles et de prévenir les singes supplémentaire sur votre problème de dos pour commencer. Pour une grande organisation où les projets de plusieurs ministères doivent être suivis, et compte peut être mis en place pour chaque département. Le gestionnaire qui doit suivre le travail de tous ces départements peut être donné les autorisations appropriées dans le compte de chaque ministère pour permettre à un ensemble Voir des projets dans une entreprise. Ces données sont présentées dans une vue hiérarchique de sorte que le gestionnaire peut facilement naviguer pour les points d'intérêt particulier à tout moment.

Pour le deuxième problème, vous avez besoin d'un moyen de contrôler la façon dont les gens de votre organisation à communiquer avec vous. Gros volumes de courrier électronique peuvent être causés par la redondance des demandes et des réponses pour des informations. Cette redondance peut être causée par non compris tous ceux qui ont un besoin de participer sur une liste de copie, par la difficulté d'organiser des e-mails par sujet ou par fil, en ne communiquant pas efficace ou bien dans vos emails, et par des personnes perdre des emails importants. Pour mettre en œuvre un certain contrôle sur ce problème, utilisez l'espace de discussion du projet de gestion de projet pour le monde réel pour accueillir vos discussions, en les organisant par projet et par tâche. Exigez que c'est la place pour ces discussions. Mettre en place des lignes directrices pour faire la base de connaissances développées par la participation aux discussions plus utile, par exemple:

• Lire les exigences des tâches de votre bien en premier.
• Recherche dans les postes de discussion du projet afin de voir si certaines de vos questions ont déjà été abordées.
• Soyez minutieux d'inclure l'ensemble de vos questions restent à ce jour dans votre post. Évitez d'afficher une ligne ou lorsque cela est possible afin de réduire le nombre de postes individuels qui rend plus facile pour l'équipe pour trouver ce qu'ils cherchent.
• En répondant aux questions, répondre à toutes questions, même si vous avez à dire vous ne pouvez pas répondre à certaines maintenant et après la réponse lorsqu'il sera disponible. Je ne peux pas commencer à compter les fois où j'ai envoyé un e-mail avec une liste de questions et la réponse sera tout simplement pas répondre à certaines d'entre elles, provoquant moi d'avoir à envoyer un e-mail de suivi pour toutes les questions sans réponse dans le premier e-mail.
• Si votre message ne s'applique qu'à un ou plusieurs des tâches spécifiques et non pas au projet dans un sens général, le lien entre ces tâches pour le poste.

La combinaison d'une zone de discussion centralisés et accessibles à tout moment par les membres de l'équipe et les intelligents, l'utilisation de la part de la teneur de votre communication peut aller un long chemin pour résoudre la surcharge de la communication dans la gestion de projet. Il est facile pour un gestionnaire de débordés ou membre de l'équipe pour être tenté de déclencher rapidement un e-mail vous donnant juste une attention minimale à appuyer sur un bouton en particulier à chaud. Mais en prenant le temps nécessaire pour être plus réfléchi et approfondi dans vos discussions projet peut gagner beaucoup de temps et de la confusion dans le long terme, en aidant vos projets à être achevé rapidement et plus efficacement avec le stress et encore moins à tous les participants.