Proyek Management'eur

Suatu hari saya menghadiri presentasi tentang Manajemen Waktu ditawarkan oleh bab Houston lokal dari Institut Manajemen Proyek. Ini merupakan ikhtisar mendiskusikan cara mengelola waktu Anda mempertimbangkan semua aspek kehidupan Anda dari perspektif yang unik dan menarik. Yang membuat saya kagum adalah bahwa ada beberapa peserta yang tampak stres dan bingung, mencari jawaban atas dua pertanyaan:

1. Bagaimana saya mendapatkan semua ini monyet ekstra dari punggungku? Walaupun saya sudah kelebihan beban pekerjaan, bos saya terus menyerahkan off lebih kepada saya.
2. Bagaimana saya mengelola banyak email yang terus muncul di kotak saya di dalam volume yang semakin meningkat?

Presenter mengakui bahwa ini adalah masalah umum di Amerika perusahaan dan menawarkan beberapa saran untuk setiap.

Untuk masalah pertama, presenter menyarankan kompilasi dokumentasi dari semua proyek yang sedang Anda kerjakan dan mencari pertemuan dengan bos untuk membicarakan mereka. Dalam pertemuan tersebut, hadir dokumentasi ini secara positif, sehingga bos dapat melihat realitas apa yang diharapkan dari Anda dan dalam kerangka waktu Lalu apa yang bos dapat memprioritaskan daftar dan / atau offload beberapa pekerjaan kepada orang lain.. ekspektasi Bos tentang Anda kemudian menjadi lebih realistis dan tingkat stres Anda menurun.

Untuk masalah kedua, presenter menyarankan bahwa Anda harus mengontrol bagaimana orang berkomunikasi dengan Anda. Sebagai contoh, ia mencatat bahwa ia hanya memberikan nomor ponselnya ke keluarga dan teman-teman pribadi dekat Tapi di lingkungan kerja, setiap orang memiliki. Anda alamat email. Bagaimana apakah Anda kontrol komunikasi dengan Anda di tempat kerja?

Manajemen Proyek untuk Real World , sebuah manajemen proyek aplikasi online, dapat membantu dengan kedua masalah ini.

Untuk masalah pertama, data proyek Anda dapat dikumpulkan ke printer komprehensif laporan bersahabat dengan beberapa klik dan dicetak untuk pertemuan Anda lebih baik lagi, Anda dapat membuat bos Anda sebagai pengguna pemilik proyek, memberinya kemampuan untuk melihat. semua aspek dari semua proyek Anda online setiap saat. Dengan kemampuan untuk cepat referensi detail dari semua proyek Anda, bos yang lebih baik dapat merencanakan bagaimana untuk memprioritaskan dan menambahkan yang baru dan mencegah monyet ekstra pada masalah punggung Anda untuk memulai dengan. Untuk organisasi besar dimana proyek multi departemen perlu dilacak, dan account dapat diatur untuk masing-masing departemen. Manajer yang harus melacak pekerjaan dari semua departemen dapat diberikan izin sesuai dalam account masing-masing departemen untuk mengaktifkan keseluruhan melihat proyek dalam sebuah perusahaan. ini data disajikan dalam tampilan hirarkis sehingga manajer dapat dengan mudah menelusuri ke tempat tujuan tertentu setiap saat.

Untuk masalah kedua, Anda perlu cara untuk mengontrol bagaimana orang-orang dalam organisasi Anda berkomunikasi dengan Anda besar volume email. Dapat disebabkan oleh redundansi permintaan dan tanggapan untuk informasi. Redundancy ini dapat disebabkan oleh tidak termasuk setiap orang yang perlu terlibat pada daftar menyalin, oleh kesulitan untuk mengatur email dengan topik atau thread, dengan tidak berkomunikasi secara efektif atau dengan seksama dalam email Anda, dan oleh individu kehilangan email penting. Untuk menerapkan kendali ini, gunakan diskusi wilayah proyek Manajemen Proyek untuk World Real menjadi tuan rumah diskusi Anda, mengatur mereka dengan proyek dan tugas. Bersikeras bahwa ini adalah tempat bagi diskusi ini. Mengatur pedoman untuk membuat basis pengetahuan yang dikembangkan oleh partisipasi diskusi lebih bermanfaat, misalnya:

• Baca persyaratan tugas Anda secara menyeluruh terlebih dahulu.
• Cari posting diskusi proyek untuk melihat apakah beberapa pertanyaan Anda telah ditangani.
• Jadilah menyeluruh tentang termasuk semua pertanyaan Anda tersisa sampai dengan tanggal di posting Anda. Hindari posting satu liners bila mungkin untuk mengurangi jumlah tiap posting sehingga lebih mudah bagi tim untuk menemukan apa yang mereka cari.
• Dalam menanggapi pertanyaan, alamat semua pertanyaan, bahkan jika Anda harus mengatakan Anda tidak dapat menjawab beberapa saat dan akan posting jawaban bila tersedia. Aku tidak bisa mulai menghitung berapa kali ketika saya telah mengirim email dengan daftar pertanyaan dan jawaban tidak hanya akan menghadapi beberapa dari mereka, membuat saya harus mengirimkan email tindak lanjut untuk semua pertanyaan tidak terjawab dalam email pertama.
• Kalau posting Anda berlaku hanya untuk satu atau lebih spesifik tugas dan tidak untuk proyek dalam pengertian umum, tugas link ini ke pos.

Menggabungkan area diskusi terpusat dapat diakses setiap saat oleh anggota tim dan penggunaan, pemikiran cerdas isi komunikasi Anda bisa pergi jauh mengatasi kelebihan komunikasi dalam manajemen proyek. Sangat mudah bagi seorang manajer tim kewalahan atau anggota untuk tergoda untuk segera mengirim email yang hanya memberi perhatian minimal untuk beberapa tombol panas tertentu. Tapi meluangkan waktu ekstra untuk lebih bijaksana dan menyeluruh dalam diskusi proyek Anda dapat menyimpan banyak waktu dan kebingungan dalam jangka panjang, membantu proyek Anda akan selesai lebih cepat dan lebih efisien dengan stres jauh lebih sedikit pada semua peserta.