Prosjekt Management'eur

Når et prosjekt er klar til å begynne, typisk oppmerksomhet har blitt tatt for å kommunisere med prosjekteier og andre interessenter å definere prosjektet kravene så detaljert som mulig. Ulike dokumenter er publisert som beskriver hva som må gjøres og metodikk eller planlegger å gjennomføre målsettingene. Denne planen innebærer som regel fordelingen av prosjektarbeidet til ulike oppgaver som deretter kan tilordnes ulike team medlemmer.

For mange år prosjektledere har slitt med å stivne kravene på dette punktet, unngå det som er kjent som "scope creep" i et forsøk på å sikre muligheten til å møte deadline og kunne tydelig artikulere detaljene i ulike oppgaver til de tildelte gruppemedlemmer. Det er imidlertid i ferd med å bli anerkjent som i den virkelige verden, er det ikke mulig å vite alle detaljer før du tar fatt på prosjektet, og at det må være en måte å bygge en viss fleksibilitet inn i prosjektet etter hvert.

I 2008 ser vi nå et paradigme som inntrer i prosjektledelse som prosjektet samfunnet opp rundt en ny beredskap basert paradigme for prosjektledelse. Denne nye paradigme omfatter både tradisjonelle og komplekse prosjektledelse. Nøkkel til det nye paradigmet er anerkjennelsen av at prosjektene varierer i sine nivåer av sikkerhet og framveksten, og som passer til formålet strategier, arkitekturer, kompetanse, kontrakter og verktøy må brukes.
- Redefinerte vår profesjon Del 2: Historie og fremtid Project Management by professor Dr David Dombkins

I programvareutvikling, nye metoder, for eksempel Scrum har dukket opp som erkjenner manglende evne til å vite alt på forhånd og foreskriver måter å håndtere nye krav. En del av denne tilnærmingen innebærer regelmessig team møter for å planlegge arbeidet for neste angitte tidsintervallet, gjennomgå status, og reflektere over de siste intervallet fremskritt for å bedre fremgang i neste intervall.

To viktige elementer i denne tilnærmingen er:

• Behovet for å justere raskt til nye endringer, som krever
• Behovet for å raskt og nøyaktig spre ny informasjon til alle lagets medlemmer til å eliminere måtte Backtrack

Denne raske spredning av ny informasjon kan være spesielt problematisk med virtuelle team kanskje ligger rundt om i verden der ansikt til ansikt daglige møter er umulig, og videokonferanse kan være dyrt. Når et gruppemedlem går inn i et problem som krever et svar før du går videre, venter på neste møte eller telefonkonferanse kan forårsake forsinkelser. Men da får dette svaret via e-post, vanligvis den nye informasjonen er ikke umiddelbart deles med alle lagets medlemmer, hvis i det hele tatt. Selv om alle lagets medlemmer er kopiert på e-post, er informasjonen lagres ikke i en organisert og lett henting format, og risikerer å bli slettet før gruppemedlem innser at han / hun trenger som refererer til informasjon på et senere tidspunkt.

En løsning på dette problemet er å ha en blogg-type tema, tilgjengelig for alle gruppemedlemmer, inkludert interessenter. Med få og tenkt ut retningslinjer fra prosjektleder, greier de å jobbe sammen for å opprette et sentralt web-basert kunnskapsbase i sanntid, med alle oppdateringer tilgjengelig umiddelbart for alle i en organisert format med umiddelbar e-postmelding til alle team medlemmer av hver oppdatering.

Holder dette sentrale kunnskapsbase gjeldende kan redusere tid brukt i møter og videokonferanser reduserer utgifter. Faktisk siden alle har lett tilgang til denne informasjonen, kan det være mulig å få av med telefonmøter, i hvert fall noe av tiden.

Følgende video viser hvordan Project Management for den virkelige verden, kan brukes til å lage en slik web-basert sentral kunnskapsbase for et prosjekt team.