Projekt Management'eur

Pewnego dnia wzięli udział w prezentacji na temat zarządzania czasem oferowane przez lokalne rozdział w Houston Project Management Institute. Był to przegląd dyskusji, jak zarządzać czasem z uwzględnieniem wszystkich aspektów życia z perspektywy wyjątkowy i interesujący. Co uderzyło mnie, że nie było kilku uczestników, którzy byli wyraźnie podkreślić, i zrozpaczony, szukając odpowiedzi na te dwa pytania:

1. Jak mogę uzyskać wszystkie te dodatkowe małp off plecach? Chociaż jestem już przeciążony pracą, mój szef prowadzi przekazanie off więcej do mnie.
2. Jak uda mi mnóstwo e-maili, nadal w moim w polu w coraz większej objętości?

Prezenter przyznał, że problemy te są wspólne w korporacyjnej Ameryce i zaproponował kilka rad dla każdego.

Na pierwszy problem, prezenter zaproponował sporządzania dokumentacji wszystkich projektów, w której obecnie pracuje i szuka spotkania z szefem do dyskusji. Podczas spotkania obecny tej dokumentacji w pozytywny sposób, tak, że szef widzi rzeczywistość czego oczekuje się od was i to, co w czasie. Wtedy szef może albo na liście priorytetów i / lub odciążyć niektóre prace komuś innemu. szefa oczekiwania następnie stają się bardziej realistyczne i poziom stresu idzie w dół.

Na drugi problem, prezenter zasugerował, że należy kontrolować w jaki sposób ludzie komunikują się ze sobą. Jako przykład, zauważył, że on tylko daje swój numer telefonu komórkowego w celu jego rodziny i bliskich przyjaciół. Ale w środowisku pracy, każdy ma swój adres e-mail. Jak więc można kontrolować komunikacji z Państwem w pracy?

Project Management dla Real World , online do zarządzania projektami, może pomóc w obu tych problemów.

Na pierwszy problem, dane projektu mogą być gromadzone w pełny druku raport za pomocą kilku kliknięć i drukowane na spotkaniu. Co więcej, można ustawić swojego szefa jako użytkownik właściciela projektu, dając mu możliwość oglądania wszystkich aspektów wszystkie projekty online w dowolnym czasie. Z tym możliwość szybkiego odniesienia szczegóły wszystkich projektów, szef może lepiej zaplanować priorytetów i dodać nowe i zapobiegania dodatkowych małp na plecach problem na początku. W przypadku dużej organizacji jeżeli projekty z wielu działów muszą być monitorowane, a konto można ustawić dla każdego departamentu. menedżerem, który musi śledzić pracę wszystkich tych departamentów może mieć odpowiednie uprawnienia w każdym departamencie konta, aby umożliwić ogólną Zobacz projektów w przedsiębiorstwie. Dane te są prezentowane w widoku hierarchicznym tak, że menedżer może łatwo przechodzić do kwestii o szczególnym znaczeniu w dowolnym momencie.

Na drugi problem, potrzebny jest sposób sterowania, jak ludzie w organizacji z Tobą. Dużych ilości wiadomości e-mail może być spowodowane przez redundancję zapytania i odpowiedzi do informacji. Zwolnienia to może być spowodowane przez nie w tym wszystkim, którzy muszą udziału na liście kopiowania, ze względu na problemy grupowania wiadomości według tematu lub wątku, nie informując dokładnie skutecznie lub w wiadomości e-mail, przez osoby fizyczne i utraty ważnych e-maili. wykonania niektórych kontroli, skorzystaj z obszaru dyskusji projektu Project Management dla Real World gościć Państwa dyskusji, organizowanie ich poszczególnych projektów i zadań. Twierdzą, że jest to miejsce dla tych dyskusji. Ustanawia wytyczne do bazy wiedzy opracowanej przez udział dyskusji bardziej przydatne, na przykład:

• Przeczytaj dokładnie pierwszy wymagań zadania.
• Szukaj postów dyskusji projektu, czy na niektóre pytania zostały już rozwiązane.
• Być dokładne o tym wszystkie Państwa pytania pozostały do tej pory w twoim poście. Unikaj wysyłania jeden statków o ile to możliwe w celu zmniejszenia liczby poszczególnych stanowisk ułatwienie dla zespołu, aby znaleźć to, czego szukają.
• W odpowiedzi na pytania, odpowiedzi na wszystkie pytania, nawet jeśli masz do powiedzenia nie można odpowiedzieć na teraz i po odpowiedzi, kiedy dostępne. Nie mogę zacząć liczyć czas, gdy wysłałem e-mail z listą pytań i odpowiedzi nie adresuje niektórych z nich, powodując mi się, że aby wysłać e-mail obserwacji na wszystkie pytania, nie odpowiedzi Pierwszy e-mail.
• Jeśli Twój post ma zastosowanie jedynie do jednego lub kilku konkretnych zadań, a nie do projektu w sensie ogólnym, link do tych zadań post.

Łączenie centralnego obszaru dyskusji dostępne w każdej chwili przez członków zespołu i inteligentne, przemyślane wykorzystanie treść komunikatu może przejść długą drogę do rozwiązania przeciążenie komunikacji w zarządzaniu projektami. Łatwo jest przytłoczony zarządca lub członek zespołu, aby był kuszony, aby szybko ogień off e-mail, tylko daje minimum uwagę na pewne szczególne gorąco przycisk. Biorąc jednak więcej czasu, aby być bardziej przemyślane i dokładne w dyskusjach projekt można zapisać wiele czasu i zamieszanie w perspektywie długoterminowej, swoje projekty muszą być zakończone szybciej i efektywniej znacznie mniej stresu dla wszystkich uczestników.